集团电话交换机其实只是把串联的电话分割开了，比如说一个公司员工为6人 ，公司不可能为每一个人都装有一部直拨电话，就按两部外线来说：

     如果公司没有集团电话，则会有这样的情况，客户打电话进来找某个人的时候，会出现：一个同事先接听电话，然后在喊同事应答；这种情况下给于客户的印象是非常不好的，并且严重的影响办公的效率！

     如果公司有电脑话务员，则会是，客户打电话进来，听到语音，拨打某某人分机号码，某某人直接拿起电话应答； 这样给客户的感觉很直接！

员工因业务需要，往外打电话的时候只是在自己的办公桌上拿起电话就可以了，如果没有集团电话，可能会走到直拨电话旁边!如果所有电话是串联的话，当拿起电话时很有可能串线，造成泄密等等！

AUTO REDIAL 占线 等待重拨号 
CHANGE CARTRIDGE 墨盒空了 更换墨盒或拨点后取出摇动再试（可维持一段时间） 
CHECK DOCUMENT 输稿器中卡纸 取出稿件 
CHECK PAPER SIZE 供纸器中纸尺寸与设定不符合 重新设定尺寸或换纸 
CLEAR PAPER JAM 供纸器缺纸或卡纸 补充纸或清除卡纸 
LOAD PAPER 缺记录纸 装入纸 
NO ANSWER 对方无应答 重拨电话 
RECORD IN MEMORY 稿件存到储存器中 补充纸或更换墨盒打出稿件 
PLEASE WAIT 正在暖机 等待结束再开始使用 
NO RX PAPER 对方纸用完或储存器已满 通知对方补充纸和清除储存器 
MEMORY FULL 储存器满载 打印出储存稿件 
DOC TOO LONG 发送和接受时间过长 分开打印或复印